Chọn địa điểm tổ chức sự kiện đúng là chọn nơi đáp ứng ba điều theo thứ tự: chứa được số khách theo đúng kiểu bố trí ghế mà chương trình cần, đủ điều kiện kỹ thuật và an toàn để dựng và vận hành, và thuận đường cho chính nhóm khách mục tiêu. Vẻ đẹp, thương hiệu địa điểm và giá chỉ nên so sau khi đã lọc qua ba điều đó.
Không có danh sách địa điểm "tốt nhất" chung cho mọi sự kiện. Sảnh tiệc khách sạn hợp với hội nghị khách hàng có ăn trưa, nhà xưởng cải tạo hợp với ra mắt sản phẩm cần không gian lạ, khu nghỉ dưỡng hợp với sự kiện nội bộ kết hợp nghỉ ngơi. Bài này đưa ra bộ tiêu chí, cách ước sức chứa, danh mục khảo sát thực địa và các điều khoản hợp đồng hay gây tranh chấp.
Sức chứa thật phụ thuộc kiểu bố trí ghế
Con số "sức chứa 500 khách" trong tài liệu chào bán thường là sức chứa theo kiểu xếp ghế dày nhất. Sức chứa thật phụ thuộc kiểu bố trí chương trình cần. Bảng dưới so các kiểu phổ biến; mức diện tích mỗi khách chỉ là quy ước tham khảo trong nghề, luôn kiểm bằng sơ đồ của địa điểm và yêu cầu thoát nạn.
| Kiểu bố trí | Hợp với | Diện tích tham khảo mỗi khách | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Rạp hát (theater) | Phát biểu, ra mắt, hội nghị ngắn | Ít nhất, khoảng dưới 1 m² | Khách không có bàn ghi chép |
| Lớp học (classroom) | Đào tạo, hội thảo cần ghi chép | Nhiều hơn rạp hát rõ rệt | Mất khoảng một nửa sức chứa so với rạp hát |
| Bàn tròn tiệc (banquet) | Hội nghị có ăn, gala, tiệc tất niên | Khoảng 1,2–1,5 m² trở lên | Một số ghế quay lưng sân khấu |
| Bàn tròn khuyết (cabaret) | Hội nghị có thảo luận nhóm | Nhiều hơn banquet | Bỏ trống phần ghế quay lưng sân khấu |
| Chữ U, bàn họp | Họp nhỏ, hội đồng | Lớn nhất | Chỉ hợp vài chục người |
| Đứng cocktail | Giao lưu, khai trương, tiệc nhẹ | Ít, nhưng cần lối đi | Cần bàn đứng và quầy phục vụ phân tán |
Sau khi chọn kiểu ghế, trừ tiếp diện tích sân khấu, khu điều khiển kỹ thuật (thường đặt cuối phòng, cần chỗ cho bàn trộn âm thanh và người vận hành), lối đi, khu trưng bày và quầy giải lao. Một phòng ghi 500 khách kiểu rạp hát có thể chỉ còn chỗ cho khoảng 250–300 khách bàn tròn khi đã có sân khấu lớn (ví dụ minh hoạ). Hãy yêu cầu địa điểm vẽ sơ đồ bố trí theo đúng yêu cầu của bạn chứ không gửi sơ đồ mẫu.
Tiêu chí kỹ thuật thường bị bỏ sót
Chiều cao trần và điểm treo. Màn hình LED lớn, giàn đèn và loa treo cần trần đủ cao và điểm treo chịu tải. Trần thấp buộc màn hình nhỏ lại hoặc đặt dưới sàn, khách ngồi sau bị che. Hỏi chiều cao thông thủy thực tế, không phải chiều cao đến đỉnh đèn chùm.
Tải điện và vị trí tủ điện. Hệ thống âm thanh, ánh sáng, LED cho sự kiện vài trăm khách tiêu thụ điện đáng kể. Hỏi công suất được cấp, có tính phí vượt định mức không, tủ điện cách sân khấu bao xa, và có được đưa máy phát dự phòng vào không.
Lối đưa thiết bị vào và giờ được dựng. Thang hàng có chở được khung sân khấu không, xe tải đỗ ở đâu, được dựng từ mấy giờ, phải tháo xong trước mấy giờ. Nhiều sảnh khách sạn có tiệc cưới trước đó, chỉ cho dựng từ khuya; điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí nhân công ngoài giờ.
Âm học và cột chắn tầm nhìn. Phòng nhiều kính và trần cứng gây vang, tiếng nói khó nghe dù loa tốt. Cột giữa phòng tạo điểm mù. Đứng ở góc xa nhất và nói thử để cảm nhận.
Mạng internet riêng. Wifi khách sạn đủ cho khách lướt web nhưng thường không đủ cho phát trực tuyến ổn định. Nếu có phần trực tuyến, hỏi đường truyền có dây riêng và có dự phòng không.
Ánh sáng tự nhiên và rèm tối. Cửa kính lớn đẹp trong ảnh nhưng làm màn hình mờ vào buổi chiều. Kiểm tra rèm có che tối hoàn toàn không.
Vị trí và trải nghiệm của khách
Địa điểm được đánh giá từ góc nhìn khách, bắt đầu từ lúc họ rời văn phòng chứ không phải lúc bước vào sảnh. Những điểm nên kiểm:
- Thời gian di chuyển thật vào giờ sự kiện, không phải khoảng cách trên bản đồ. Một địa điểm cách trung tâm vài cây số có thể mất gần một giờ vào giờ cao điểm chiều ở các đô thị lớn.
- Bãi đỗ ô tô và xe máy đủ cho số khách, phí đỗ, có cần thuê thêm người điều phối. Ở Việt Nam, sự kiện có nhiều khách đi xe máy cần tính riêng khu gửi xe.
- Lối vào và biển chỉ dẫn: khách có dễ tìm đúng sảnh trong một toà nhà có nhiều sự kiện cùng lúc không.
- Khả năng tiếp cận cho người đi xe lăn, người cao tuổi: thang máy, đường dốc, nhà vệ sinh phù hợp.
- Số lượng nhà vệ sinh so với số khách, nhất là giờ giải lao khi mọi người cùng đi một lúc.
- Khu chờ và đăng ký đủ rộng để không tạo hàng dài ngoài hành lang vào giờ đón khách.
- Phòng phụ cho diễn giả chuẩn bị, phòng tiếp khách quan trọng, kho để quà và tài liệu.
- Lưu trú gần đó nếu có khách từ tỉnh khác hoặc từ nước ngoài.
Với sự kiện có khách từ nhiều tỉnh thành, hãy tính tổng thời gian và chi phí đi lại của cả nhóm khách, không chỉ chi phí thuê địa điểm. Một địa điểm rẻ hơn nhưng khiến phần lớn khách phải đi xa có thể làm tỷ lệ đến giảm rõ rệt.
Khảo sát thực địa: danh mục mang theo
Không ký hợp đồng địa điểm chỉ dựa trên ảnh và video giới thiệu. Buổi khảo sát thực địa (site visit) nên có người phụ trách hậu cần và người phụ trách kỹ thuật, và nên đi vào đúng khung giờ sự kiện sẽ diễn ra. Các bước gợi ý:
- Đi theo đúng hành trình của khách: từ cổng vào, gửi xe, tìm sảnh, đăng ký, vào chỗ ngồi, đi vệ sinh, ra khu giải lao. Ghi lại mọi điểm gây lúng túng.
- Đo thực tế các kích thước quan trọng: chiều sâu và chiều rộng phòng, chiều cao trần, vị trí cột, kích thước cửa và thang hàng.
- Đứng ở hàng ghế cuối và góc xa nhất để kiểm tầm nhìn tới vị trí dự kiến đặt sân khấu và màn hình.
- Hỏi bộ phận kỹ thuật của địa điểm về tủ điện, công suất, điểm treo, hệ thống âm thanh có sẵn và quy định khi đưa thiết bị ngoài vào.
- Hỏi bộ phận an ninh về lối thoát nạn, sức chứa tối đa theo phương án phòng cháy của toà nhà, quy định về pháo, khói sân khấu và vật liệu trang trí.
- Nếu có tiệc, xin nếm thử thực đơn với số lượng nhỏ, và hỏi khả năng phục vụ món chay, món cho người dị ứng.
- Hỏi các sự kiện khác diễn ra cùng ngày trong toà nhà, nhất là sự kiện ồn ở phòng kế bên.
- Chụp ảnh, quay video toàn cảnh và ghi chú ngay để so sánh giữa các địa điểm sau khi khảo sát xong.
Điều khoản hợp đồng thuê cần đọc kỹ
Phần lớn tranh chấp với địa điểm xuất phát từ những điều khoản đã có sẵn trong hợp đồng mẫu nhưng không ai đọc. Đây là các điều khoản nên đọc từng chữ và đàm phán nếu cần:
| Điều khoản | Câu hỏi cần làm rõ |
|---|---|
| Số suất ăn cam kết tối thiểu | Tính tiền theo số cam kết hay số thực tế, hạn chót điều chỉnh số là ngày nào |
| Huỷ và đổi ngày | Mức phí theo từng mốc thời gian trước sự kiện, có được chuyển cọc sang ngày khác không |
| Bất khả kháng | Những sự kiện nào được tính, ví dụ thiên tai, dịch bệnh, quyết định hành chính; hệ quả về cọc |
| Nhà cung cấp độc quyền | Có bắt dùng âm thanh, trang trí, ăn uống của địa điểm không, phí khi mang đơn vị ngoài vào |
| Giờ dựng và tháo | Giờ chính xác, phí mỗi giờ vượt, ai chịu trách nhiệm thiết bị qua đêm |
| Bồi thường hư hỏng | Cách xác định hư hỏng, biên bản bàn giao trước và sau sự kiện |
| Phí ẩn | Phí phục vụ, điện vượt định mức, vệ sinh, bảo vệ thêm, phí mang đồ uống ngoài vào |
| Thay đổi phòng | Địa điểm có được đổi sang phòng khác không, điều kiện là gì |
Luôn lập biên bản bàn giao mặt bằng có ảnh chụp trước khi dựng và sau khi tháo. Đây là bằng chứng đơn giản nhất khi có tranh cãi về vết xước sàn hay tường. Hợp đồng là văn bản pháp lý; với sự kiện giá trị lớn, nên nhờ bộ phận pháp chế hoặc luật sư rà trước khi ký.
Ma trận chấm điểm để so sánh nhiều địa điểm
Khi đã có hai ba địa điểm qua vòng lọc, một ma trận chấm điểm giúp tránh quyết định theo ấn tượng của người đi khảo sát gần nhất. Liệt kê khoảng tám đến mười tiêu chí, gán trọng số theo mục tiêu sự kiện, rồi chấm mỗi địa điểm trên thang năm điểm. Ví dụ, sự kiện ra mắt sản phẩm có thể đặt trọng số cao cho chiều cao trần và khả năng dựng sân khấu tự do; hội nghị khách hàng lớn tuổi đặt trọng số cao cho bãi đỗ xe và khả năng tiếp cận.
Có hai tiêu chí nên coi là điều kiện loại trực tiếp chứ không chấm điểm: không đáp ứng yêu cầu an toàn thoát nạn với số khách dự kiến, và không còn trống vào ngày đã chốt. Một địa điểm đẹp đến đâu mà thiếu lối thoát nạn cho số khách mời thì không đưa vào bảng.
Ma trận không thay quyết định của con người, nhưng làm lộ ra đánh đổi. Khi lãnh đạo nghiêng về địa điểm có điểm thấp hơn, bảng cho thấy rõ đang đánh đổi tiêu chí nào để lấy tiêu chí nào, và đó là cuộc thảo luận đúng cần có.
Câu hỏi thường gặp
Nên giữ chỗ địa điểm trước bao lâu?
Càng sớm càng tốt với sự kiện rơi vào mùa cao điểm như cuối năm, mùa cưới hoặc các tuần có hội nghị lớn ở cùng thành phố. Nhiều địa điểm cho giữ chỗ tạm không cọc trong một thời gian ngắn; hãy dùng thời gian đó để khảo sát thực địa trước khi ký.
Tổ chức tại văn phòng hay nhà máy của doanh nghiệp có tiết kiệm hơn không?
Tiết kiệm tiền thuê nhưng thường tốn thêm cho điện, vệ sinh, an ninh, nhà vệ sinh di động, mái che và bảo hiểm. Lợi thế là khách thấy được năng lực thật của doanh nghiệp. Hãy dự toán đủ hai phương án rồi so, đừng mặc định là rẻ hơn.
Có nên chọn địa điểm ngoài trời?
Ngoài trời tạo trải nghiệm khác biệt nhưng thêm rủi ro thời tiết, tiếng ồn, côn trùng và chi phí mái che. Chỉ nên chọn khi đã có phương án dự phòng thời tiết cụ thể và ngân sách cho phương án đó, không phải chỉ cầu may.
Làm sao biết sức chứa an toàn của một phòng?
Hỏi địa điểm sức chứa tối đa theo phương án phòng cháy chữa cháy đã được duyệt của công trình, và số lối thoát nạn. Sơ đồ bố trí ghế của bạn phải giữ thông các lối thoát và hành lang theo yêu cầu đó, kể cả khi thêm sân khấu và khu trưng bày.
Địa điểm bắt dùng nhà cung cấp âm thanh của họ thì xử lý thế nào?
Yêu cầu báo giá và danh sách thiết bị cụ thể để so với thị trường. Nếu chất lượng không đủ, đàm phán mức phí khi mang đơn vị ngoài vào ngay từ lúc thương lượng hợp đồng, vì sau khi đã ký thì lợi thế đàm phán gần như không còn.
Sự kiện kết hợp trực tuyến cần thêm gì ở địa điểm?
Đường truyền có dây riêng và có dự phòng, góc đặt máy quay không bị khách che, ánh sáng sân khấu đủ cho hình ảnh, và một phòng hoặc góc yên tĩnh cho đội điều khiển phát sóng. Nên chạy thử đường truyền ngay trong buổi khảo sát.