Vận chuyển hàng mẫu đi hội chợ khác vận chuyển hàng thương mại ở ba điểm: hạn chót cứng, hàng phải tới tận gian hàng trong khung giờ dựng gian, và phần lớn phải quay về hoặc được xử lý hợp lệ sau sự kiện. Vì vậy phần lớn hội chợ chỉ định một hoặc vài đại lý giao nhận chính thức (official freight forwarder) có quyền bốc xếp trong hội trường, và lịch của họ quyết định lịch của bạn.
Quy trình chung gồm: chọn danh mục mẫu, chọn phương thức vận chuyển, liên hệ đại lý giao nhận chính thức để nhận hướng dẫn và hạn chót, đóng gói và ghi nhãn theo yêu cầu, làm thủ tục xuất khẩu tạm thời nếu đi nước ngoài, mua bảo hiểm, và lên kế hoạch hàng về. Bài này đi qua từng bước; phần thủ tục tạm nhập tái xuất và ATA Carnet được tách thành một bài riêng trong cùng chuyên mục.
Chọn hàng mẫu: mang ít hơn, chọn kỹ hơn
Câu hỏi đầu tiên không phải gửi bằng gì mà gửi cái gì. Hàng mẫu càng nhiều càng nặng, cước càng cao, thủ tục càng phức tạp, và gian hàng càng chật. Người mua chuyên nghiệp cần thấy chất lượng hoàn thiện, cảm nhận vật liệu, kiểm thông số — họ không cần thấy toàn bộ danh mục sản phẩm, thứ mà catalogue và video làm tốt hơn.
Một nguyên tắc hữu ích: chọn mẫu theo thông điệp chính của gian hàng. Nếu thông điệp là "năng lực gia công chính xác", vài chi tiết có dung sai khó thể hiện tốt hơn một máy hoàn chỉnh nặng hai tấn. Nếu là "thiết kế mới cho mùa tới", chọn những mẫu đại diện cho bộ sưu tập, phần còn lại đưa vào tài liệu.
Chuẩn bị thêm mẫu dự phòng cho những món dễ vỡ hoặc dễ bị khách cầm thử làm hỏng, và một bộ mẫu nhỏ để trao tận tay khách quan trọng tại chỗ nếu luật nước sở tại và thủ tục hải quan cho phép. Lập danh sách mẫu chi tiết: tên, mã, số lượng, trọng lượng, kích thước, giá trị, chất liệu — danh sách này dùng cho đóng gói, khai báo hải quan, mua bảo hiểm và kiểm hàng khi mở thùng.
So sánh các phương thức vận chuyển hàng mẫu
Lựa chọn phụ thuộc vào trọng lượng, thời gian còn lại, điểm đến và tính chất hàng. Bảng dưới đây so sánh ở mức nguyên lý, không phải báo giá.
| Phương thức | Phù hợp khi | Ưu điểm | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Đường biển (gom hàng hoặc container) | Hàng nặng, cồng kềnh, còn nhiều thời gian, hội chợ ở xa | Cước theo khối lượng thấp nhất | Thời gian dài, hạn nhận hàng sớm, rủi ro trễ tàu |
| Hàng không qua đại lý | Hàng vừa và nhỏ, thời gian gấp hơn | Nhanh, ít trung chuyển | Cước theo trọng lượng tính cước, hạn chế hàng nguy hiểm |
| Chuyển phát nhanh | Kiện nhỏ, tài liệu, bổ sung gấp | Đơn giản, giao tận nơi | Có thể không giao vào hội trường trong giờ dựng gian; thủ tục tạm nhập không phải lúc nào cũng làm được |
| Hành lý xách tay hoặc ký gửi | Vài mẫu nhỏ, giá trị thấp | Rẻ, chủ động | Phải khai báo hải quan đúng quy định, rủi ro bị giữ nếu khai là đồ cá nhân |
| Đường bộ (trong nước, khu vực) | Hội chợ trong nước hoặc nước láng giềng | Linh hoạt, giao tận hội trường | Phụ thuộc lịch vào cổng hội trường và thủ tục cửa khẩu |
Với hội chợ trong nước, nhiều doanh nghiệp tự chở bằng xe công ty; khi đó vẫn phải tuân thủ lịch vào hội trường và quy định bốc xếp của trung tâm triển lãm, vốn có thể bắt buộc dùng dịch vụ xe nâng của nhà thầu chỉ định.
Làm việc với đại lý giao nhận chính thức của hội chợ
Thông tin đại lý giao nhận chính thức nằm trong sổ tay đơn vị trưng bày. Dù bạn dùng một công ty giao nhận quen ở Việt Nam, khâu cuối trong hội trường thường vẫn phải qua đại lý chính thức. Trình tự gợi ý:
- Liên hệ đại lý chính thức ngay sau khi ký hợp đồng gian hàng, xin bản hướng dẫn vận chuyển (shipping instructions): địa chỉ nhận hàng, hạn chót theo từng phương thức, quy cách ghi nhãn, bảng phí dịch vụ.
- Để công ty giao nhận ở Việt Nam và đại lý chính thức liên lạc trực tiếp với nhau, thống nhất ai chịu trách nhiệm chặng nào.
- Gửi trước danh sách hàng mẫu và hoá đơn chiếu lệ (proforma invoice) để đại lý kiểm tra thủ tục nhập tạm thời tại nước đến.
- Đặt lịch giao hàng vào gian hàng theo khung giờ dựng gian, và lịch nhận thùng rỗng đi lưu kho.
- Xác nhận lịch thu hồi hàng sau hội chợ và phương án cho từng loại: mang về, bán, tặng, tiêu huỷ — mỗi phương án có thủ tục khác nhau.
Phí của đại lý chính thức thường gồm nhiều mục nhỏ: phí xử lý, bốc xếp theo khối lượng, lưu kho thùng rỗng, phụ phí ngoài giờ. Hỏi trước bảng phí đầy đủ để đưa vào dự toán, vì đây là khoản hay vượt dự kiến.
Đóng gói và ghi nhãn cho hàng triển lãm
Đóng gói để dùng hai chiều. Thùng phải đủ chắc để vận chuyển đi, bốc xếp nhiều lần và đóng lại chở về. Thùng gỗ có nắp vặn vít hoặc thùng nhựa cứng tái sử dụng được tốt hơn thùng các-tông dán băng keo một lần.
Kiện gỗ phải đúng quy định kiểm dịch. Nhiều nước yêu cầu vật liệu đóng gói bằng gỗ được xử lý và đóng dấu theo tiêu chuẩn quốc tế ISPM 15 của Công ước Bảo vệ Thực vật Quốc tế. Kiện gỗ không đạt có thể bị giữ hoặc buộc tiêu huỷ.
Ghi nhãn theo hướng dẫn của đại lý. Thường gồm tên hội chợ, tên đơn vị trưng bày, số hội trường và số gian hàng, số kiện trên tổng số kiện, trọng lượng. Ghi nhãn ở ít nhất hai mặt thùng.
Danh sách hàng trong từng kiện. Dán một bản bên ngoài trong túi chống nước và để một bản bên trong. Khi mở thùng tại gian hàng, đối chiếu ngay để phát hiện thiếu, hỏng.
Tách đồ dùng gian hàng khỏi hàng mẫu. Dụng cụ, tài liệu, quà tặng, đồ tiếp khách nên đóng thùng riêng, khai báo riêng, vì cách xử lý hải quan có thể khác với hàng mẫu.
Chụp ảnh trước khi niêm phong. Ảnh tình trạng hàng và cách đóng gói là bằng chứng khi khiếu nại hư hỏng với đơn vị vận chuyển hoặc công ty bảo hiểm.
Bảo hiểm hàng mẫu và trách nhiệm khi hư hỏng
Trách nhiệm của đơn vị vận chuyển với hàng hư hỏng thường bị giới hạn theo trọng lượng hoặc theo điều khoản của vận đơn, thấp hơn nhiều so với giá trị thật của hàng mẫu, nhất là mẫu thủ công, mẫu thiết kế mới hoặc thiết bị đắt tiền. Vì vậy hàng mẫu giá trị nên được mua bảo hiểm riêng.
Có hai lớp rủi ro cần xét. Rủi ro trên đường vận chuyển đi và về, thường được bảo hiểm hàng hoá vận chuyển đảm nhận. Rủi ro trong thời gian trưng bày — mất cắp, hư hỏng do khách cầm, sự cố cháy nổ, nước — thường cần bảo hiểm triển lãm hoặc mở rộng phạm vi. Một số hội chợ còn yêu cầu đơn vị trưng bày có bảo hiểm trách nhiệm với bên thứ ba, chẳng hạn khi kệ trưng bày đổ vào khách. Đọc kỹ sổ tay đơn vị trưng bày để biết yêu cầu bắt buộc.
Khi trao đổi với công ty bảo hiểm, hãy nói rõ hành trình đầy đủ "từ kho đến gian hàng và quay về", thời gian trưng bày, giá trị từng nhóm hàng. Khi phát hiện hư hỏng, lập biên bản ngay với đơn vị giao hàng tại chỗ, chụp ảnh, giữ nguyên bao bì — khiếu nại muộn hoặc thiếu chứng cứ thường bị từ chối.
Máy móc, thiết bị cồng kềnh và hàng đặc biệt
Máy móc trưng bày chạy thật là thứ thu hút người mua công nghiệp, nhưng cũng là loại hàng khó vận chuyển nhất. Cần xác định sớm: kích thước và trọng lượng có lọt cửa hội trường và chịu được tải trọng sàn không, có cần cẩu hay xe nâng loại lớn không, máy có cần đấu điện ba pha, khí nén, nước, ống xả không. Những yêu cầu này phải được đặt với ban tổ chức cùng lúc với bản vẽ gian hàng, vì vị trí đặt máy phụ thuộc điểm cấp điện và khí nén có sẵn.
Máy nặng thường phải vào hội trường trước tiên, trước cả khi dựng vách gian hàng, và ra sau cùng. Lịch này do đại lý chính thức sắp xếp theo thứ tự cho cả khu vực, nên trễ hạn có thể khiến máy không vào được dù hàng đã tới cảng. Với máy có dầu, nhiên liệu, ắc quy lithium hoặc chất lỏng, hãy hỏi trước quy định hàng nguy hiểm của hãng vận chuyển và quy định an toàn cháy nổ của hội trường; nhiều nơi yêu cầu xả hết nhiên liệu.
Một phương án thường bị bỏ qua là thuê hoặc mượn máy tại nước sở tại thông qua đại lý, nhà phân phối hoặc khách hàng hiện có, rồi chỉ mang sang phần chi tiết đặc trưng. Cách này giảm mạnh chi phí và rủi ro vận chuyển, đổi lại cần thoả thuận rõ về trách nhiệm hư hỏng và cách trình bày thương hiệu.
Sau hội chợ: hàng mẫu đi đâu
Kế hoạch cho hàng về cần được chốt trước hội chợ, không phải vào buổi chiều ngày cuối khi mọi người đã mệt. Các phương án thường gặp:
- Mang về Việt Nam. Đóng gói lại theo danh sách ban đầu; với hàng đã tạm xuất, việc tái nhập phải khớp danh mục đã khai để được miễn thuế theo quy định.
- Bán tại chỗ hoặc cho người mua. Hàng đã nhập tạm thời mà bán lại ở nước sở tại thường phải chuyển sang nhập khẩu chính thức và nộp thuế, phí theo luật nước đó; cần làm qua đại lý.
- Tặng khách hoặc đối tác. Tương tự, thường phải khai báo và có thể phát sinh thuế; không tự ý cho đi hàng đã khai tạm nhập.
- Gửi tiếp tới hội chợ khác. Một số trường hợp chuyển thẳng mẫu sang hội chợ tiếp theo ở nước thứ ba; cần kiểm thủ tục chuyển tiếp với đại lý trước.
- Tiêu huỷ. Thực phẩm, hàng mẫu dùng thử thường phải tiêu huỷ dưới giám sát nếu không tái xuất; chi phí tiêu huỷ cần tính vào ngân sách.
Thủ tục và nghĩa vụ thuế cụ thể ở từng nước rất khác nhau và thay đổi theo thời gian; hãy kiểm với đại lý giao nhận chính thức và cơ quan hải quan trước khi quyết định phương án, không dựa vào kinh nghiệm của hội chợ khác.
Câu hỏi thường gặp
Có thể gửi hàng mẫu trực tiếp tới khách sạn rồi tự mang vào hội trường không?
Với vài kiện nhỏ xách tay được, nhiều hội chợ cho phép. Nhưng kiện lớn, cần xe đẩy hay xe nâng thường phải qua cổng hàng hoá và đại lý chỉ định. Khách sạn cũng có thể từ chối nhận hàng số lượng lớn hoặc thu phí lưu giữ.
Hàng mẫu thực phẩm có cần giấy tờ gì đặc biệt không?
Thường có, như chứng nhận kiểm dịch, chứng nhận an toàn thực phẩm, giấy phép nhập khẩu tạm thời theo yêu cầu nước đến. Một số nhóm hàng như thịt, sữa, sản phẩm từ động vật bị hạn chế chặt. Kiểm với đại lý và cơ quan chuyên ngành từ sớm.
Nên để bao nhiêu thời gian đệm cho vận chuyển đường biển?
Hãy coi hạn nhận hàng của đại lý là hạn cứng và lùi thêm ít nhất một đến hai tuần cho đóng gói, thủ tục và rủi ro lỡ chuyến. Mùa cao điểm vận tải hoặc có biến động tuyến biển, nên lùi thêm hoặc cân nhắc chuyển sang hàng không cho phần mẫu quan trọng.
Có cần khai báo hải quan khi xách tay mẫu đi hội chợ nước ngoài?
Hàng mẫu thương mại khác với đồ dùng cá nhân. Mang theo số lượng hoặc giá trị đáng kể mà không khai báo có thể bị giữ hàng hoặc xử phạt ở nước đến. Hỏi trước quy định nhập cảnh của nước đó và mang theo hoá đơn chiếu lệ, thư mời của ban tổ chức.
Thùng rỗng để đâu trong thời gian hội chợ?
Hội trường thường không cho để thùng rỗng trong hoặc sau gian hàng vì lý do an toàn cháy nổ. Đại lý chính thức thu gom, lưu kho và trả lại vào ngày tháo gian, có tính phí. Đánh dấu thùng rõ ràng để nhận lại đúng.