Thi công gian hàng triển lãm diễn ra qua năm giai đoạn: hoàn thiện bản vẽ kỹ thuật, nộp duyệt cho ban tổ chức, sản xuất và lắp thử tại xưởng, lắp dựng tại hội trường trong khung giờ cho phép, rồi tháo dỡ và hoàn trả mặt bằng. Đặc thù khiến thi công gian hàng khác xây dựng thông thường là thời gian lắp dựng rất ngắn, không gian bị chia sẻ với hàng trăm đội thi công khác, và mọi việc phải tháo được sau vài ngày.
Rủi ro lớn nhất không nằm ở kỹ thuật mà ở khâu phối hợp: bản vẽ chưa duyệt, hàng đến trễ cửa nhập, thiếu thẻ ra vào, điện chưa đấu, hay cấu kiện sản xuất sai kích thước. Hầu hết đều phòng được bằng lịch làm việc ngược và danh mục kiểm tra.
Bài này dành cho người phía doanh nghiệp phải giám sát nhà thầu: cần nắm gì ở từng giai đoạn, kiểm gì khi nghiệm thu, và những quy định an toàn thường gặp tại hội trường.
Bộ bản vẽ kỹ thuật cần có
Phối cảnh đẹp không đủ để thi công hay để ban tổ chức duyệt. Một bộ hồ sơ kỹ thuật đầy đủ cho gian hàng tự thiết kế thường gồm các thành phần sau; yêu cầu cụ thể theo sổ tay hướng dẫn của từng hội chợ.
- Mặt bằng có kích thước, thể hiện vị trí gian trong hội trường, các cạnh giáp lối đi và gian lân cận, vị trí cột nếu có.
- Mặt đứng các phía với chiều cao từng bộ phận, đặc biệt các phần gần giới hạn chiều cao cho phép.
- Mặt cắt và chi tiết kết cấu cho phần cao, phần treo, sàn nâng, kết cấu hai tầng; có thể cần bản tính toán chịu lực.
- Sơ đồ điện: vị trí tủ điện, ổ cắm, đèn, tổng công suất.
- Danh mục vật liệu kèm thông tin chống cháy nếu được yêu cầu.
- Sơ đồ cấp thoát nước, khí nén nếu có thiết bị cần.
- Bản vẽ đồ hoạ với kích thước từng mảng in.
Các bản vẽ nên dùng một hệ toạ độ và ghi chú thống nhất, đánh số phiên bản và ngày. Khi ban tổ chức yêu cầu sửa, cập nhật toàn bộ bộ hồ sơ chứ không chỉ bản bị trả lại, để xưởng sản xuất không làm theo bản cũ.
Duyệt hồ sơ với ban tổ chức: những lý do bị trả lại thường gặp
Ban tổ chức duyệt bản vẽ để bảo đảm an toàn chung, công bằng giữa các gian và tuân thủ quy định của hội trường. Hồ sơ bị trả lại phổ biến vì các lý do sau. Vượt chiều cao ở một phần nào đó, thường là tháp logo hay vật treo. Tường kín dọc lối đi vượt tỷ lệ cho phép, chắn tầm nhìn sang gian lân cận. Tường giáp gian khác không thể hiện việc hoàn thiện mặt sau. Thiếu thông tin kết cấu cho phần cao, phần treo hay sàn tầng hai. Vật liệu không có thông tin chống cháy.
Để giảm vòng duyệt, nhiều đơn vị thi công có kinh nghiệm gửi bản phác sớm cho bộ phận kỹ thuật của ban tổ chức hỏi ý kiến trước khi làm hồ sơ hoàn chỉnh, nhất là với gian đảo hoặc gian hai tầng. Ban tổ chức cũng thường có hạn chót nộp hồ sơ; nộp trễ có thể bị phụ phí hoặc không được duyệt kịp.
Lưu ý rằng bản vẽ được duyệt là căn cứ kiểm tra tại hội trường. Thi công khác bản vẽ, dù chỉ thêm một tấm biển cao hơn, có thể bị yêu cầu tháo dỡ ngay trong ngày lắp dựng.
Sản xuất và lắp thử tại xưởng
Thời gian ở hội trường rất ngắn và đắt, nên phần lớn công việc phải hoàn thành tại xưởng. Người giám sát phía doanh nghiệp nên có ít nhất một lần đến xưởng ở các mốc sau.
- Kiểm vật liệu và mẫu hoàn thiện trước khi sản xuất hàng loạt: màu sơn, loại gỗ, mặt laminate, mẫu in vải.
- Kiểm kích thước cấu kiện so với bản vẽ đã duyệt, đặc biệt các chi tiết lắp ghép với sản phẩm trưng bày như hốc, giá đỡ, tủ.
- Lắp thử toàn bộ hoặc từng cụm nếu điều kiện cho phép; đây là cách tốt nhất để phát hiện sai lệch, thiếu cấu kiện, đèn không vừa vị trí.
- Thử đặt sản phẩm thật vào vị trí trưng bày, kiểm tải trọng kệ và đèn chiếu.
- Đánh số và đóng gói theo thứ tự lắp dựng, kèm sơ đồ lắp; cấu kiện dễ trầy bọc kỹ.
- Lên danh sách vật tư dự phòng: vít, keo, băng dính hai mặt, đèn dự phòng, sơn dặm, dụng cụ.
Lắp thử tốn thêm thời gian và chi phí mặt bằng xưởng, nên không phải dự án nào cũng làm. Với gian lớn, gian có trình diễn máy móc hay kết cấu mới chưa từng làm, đây thường là khoản chi tiết kiệm được nhiều nhất.
Lịch lắp dựng tại hội trường: việc gì, ai làm, kiểm gì
Mỗi hội trường có quy định riêng về khung giờ, thứ tự vào cửa nhập hàng và thẻ ra vào. Bảng dưới là trình tự công việc điển hình, dùng làm khung để lập kế hoạch chi tiết với nhà thầu.
| Bước | Việc | Người chịu trách nhiệm | Kiểm tra |
|---|---|---|---|
| 1 | Đăng ký thẻ ra vào, xe, khung giờ nhập hàng | Nhà thầu, phía doanh nghiệp xác nhận | Danh sách người, biển số xe, giờ đến cửa nhập |
| 2 | Định vị gian trên sàn, kiểm cột, mặt sàn | Nhà thầu | Đúng vị trí và kích thước theo sơ đồ hội trường |
| 3 | Lắp sàn nâng, đi dây điện ngầm | Nhà thầu | Sàn phẳng, chắc, mép an toàn |
| 4 | Dựng khung, vách, kết cấu cao | Nhà thầu | Đúng bản vẽ duyệt, thẳng đứng, chắc chắn |
| 5 | Đấu điện đầu nguồn | Đơn vị điện của hội trường | Có điện đúng công suất, tủ điện an toàn |
| 6 | Lắp đèn, đồ hoạ, nội thất | Nhà thầu | Đồ hoạ thẳng, không nhăn, đèn đúng hướng |
| 7 | Đặt sản phẩm, chỉnh đèn, vệ sinh | Doanh nghiệp cùng nhà thầu | Gian sạch, không vật tư thừa, lối đi thông |
| 8 | Nghiệm thu | Doanh nghiệp | Theo danh mục, ghi biên bản và việc còn tồn |
Thảm hoặc màng bảo vệ sàn thường chỉ được gỡ vào giờ cuối trước khai mạc, khi lối đi chung đã sạch. Kế hoạch nên chừa thời gian cho bước bảy và tám, vì đây là phần hay bị dồn ép nhất khi các bước trước chậm.
An toàn thi công: những quy định gần như luôn có
Bảo hộ lao động. Nhiều hội trường yêu cầu giày bảo hộ, áo phản quang, mũ bảo hộ khi làm việc trên cao, và có thể kiểm tra trong giờ lắp dựng.
Làm việc trên cao. Thang, giàn giáo phải đạt chuẩn và có người giữ; một số hội trường cấm thang tự chế hoặc đứng trên bàn ghế.
Phòng cháy. Vật liệu dễ cháy bị hạn chế, lối thoát hiểm và thiết bị chữa cháy của hội trường không được che chắn; cắt, hàn, dùng lửa trần thường bị cấm hoặc cần giấy phép riêng.
Điện. Chỉ đơn vị được chỉ định mới được đấu nối nguồn; dây và thiết bị của gian hàng phải đạt tiêu chuẩn, không dùng ổ cắm nối chồng nhiều tầng.
Sơn và keo tại chỗ. Thường bị hạn chế vì mùi, an toàn và hư hại sàn; đây là lý do hoàn thiện phải làm tại xưởng.
Rác và vật tư. Không để vật tư lấn ra lối đi, rác phải tập kết đúng nơi; vi phạm có thể bị phạt hoặc tính phí dọn dẹp theo quy định của ban tổ chức.
Tháo dỡ và hoàn trả mặt bằng
Tháo dỡ thường diễn ra ngay sau giờ đóng cửa ngày cuối, trong khung giờ ngắn hơn lắp dựng. Đây là thời điểm rủi ro cao về mất mát: hàng mẫu, thiết bị, đồ cá nhân dễ thất lạc khi hàng trăm đội cùng tháo và khách vẫn còn trong hội trường. Thực hành an toàn là thu dọn sản phẩm giá trị và thiết bị điện tử trước tiên, có người của doanh nghiệp ở lại đến khi hàng đã lên xe.
Nếu muốn tái sử dụng cấu kiện, hãy yêu cầu nhà thầu tháo theo thứ tự và đóng gói như lúc đến, thay vì đập bỏ nhanh. Điều này nên ghi trong hợp đồng vì tháo cẩn thận tốn nhiều nhân công hơn. Đồ hoạ vải cần gấp khi khô và sạch; đồ hoạ dán thường bỏ đi.
Sau khi tháo, mặt bằng phải sạch và nguyên trạng: không còn băng keo trên sàn, không vết sơn, không vật liệu thừa. Ban tổ chức kiểm tra và hoàn tiền cọc hoặc trừ phí theo hư hại. Chụp ảnh mặt bằng sau khi bàn giao, có thời gian, giúp giải quyết tranh chấp nếu phát sinh. Cuối cùng, ghi lại bài học: những gì làm chậm lắp dựng, cấu kiện nào hỏng, chi phí nào phát sinh, để kỳ sau làm tốt hơn.
Điều khoản nên có trong hợp đồng thi công
Hợp đồng thi công gian hàng thường được làm vội vì lịch sát, nhưng phần lớn tranh chấp sau hội chợ đến từ những điều không được viết ra. Danh sách dưới là các nội dung nên có ở mức nguyên tắc; câu chữ pháp lý cụ thể nên do bộ phận pháp chế hoặc luật sư xem lại.
- Phạm vi công việc gắn với bộ bản vẽ đã duyệt và danh mục hạng mục, kèm phiên bản và ngày của bản vẽ.
- Vật liệu và quy cách: loại, độ dày, màu, đèn, có thông tin chống cháy theo yêu cầu của hội trường.
- Tiến độ: mốc duyệt mẫu, mốc lắp thử tại xưởng nếu có, thời điểm hoàn thành lắp dựng trước giờ khai mạc.
- Trách nhiệm với ban tổ chức: ai nộp hồ sơ duyệt, ai đăng ký thẻ, ai đặt dịch vụ hội trường, ai chịu phí nếu bị phạt do vi phạm quy định.
- An toàn và bảo hiểm: nhà thầu chịu trách nhiệm về an toàn lao động của đội mình, loại bảo hiểm cần có.
- Nghiệm thu và khắc phục: tiêu chí, người ký biên bản, thời hạn sửa lỗi tại chỗ.
- Phát sinh: cách đề xuất, phê duyệt bằng văn bản trước khi làm, đơn giá áp dụng.
- Tháo dỡ và cấu kiện sau hội chợ: tháo để tái sử dụng hay huỷ, ai giữ cấu kiện, ai chịu chi phí lưu kho.
- Quyền sở hữu bản vẽ và thiết kế nếu muốn dùng lại với nhà thầu khác.
Một hợp đồng ngắn nhưng có đủ những mục trên thường hữu ích hơn hợp đồng mẫu dài nhiều trang không nói gì về hội trường, khung giờ lắp dựng hay tiền cọc.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có cần cử người giám sát trong suốt thời gian lắp dựng không?
Rất nên có, ít nhất ở các mốc quan trọng: đầu buổi định vị, khi dựng xong khung, khi lắp đồ hoạ và lúc nghiệm thu. Nhà thầu có kinh nghiệm vẫn cần người phía chủ gian hàng quyết định nhanh những điều chỉnh tại chỗ như dịch vị trí kệ hay đổi hướng đèn, thay vì chờ liên lạc qua điện thoại.
Nếu ban tổ chức yêu cầu sửa ngay trong ngày lắp dựng thì làm sao?
Thường là do thi công lệch bản vẽ duyệt hoặc vi phạm quy định an toàn. Cần xử lý ngay vì gian hàng có thể không được phép mở cửa nếu chưa sửa. Đây là lý do nên mang theo bản vẽ đã duyệt, có vật tư và dụng cụ dự phòng, và giữ liên lạc với bộ phận kỹ thuật của ban tổ chức từ trước.
Có thể tự thi công gian hàng mà không thuê nhà thầu không?
Với gian tiêu chuẩn và các đồ đứng độc lập, nhiều doanh nghiệp tự lắp được. Với gian đất trống, một số hội trường yêu cầu nhà thầu đã đăng ký hoặc có năng lực được xác nhận, có bảo hiểm và tuân thủ quy định an toàn. Kiểm quy định trong sổ tay hướng dẫn trước khi quyết định tự làm.
Nghiệm thu gian hàng nên dựa trên tiêu chí nào?
Dựa trên bản vẽ duyệt và hợp đồng: kích thước, vật liệu, màu, đồ hoạ, đèn, điện, nội thất, độ chắc chắn, vệ sinh. Lập danh mục từ trước, đi kiểm cùng đại diện nhà thầu, ghi biên bản các điểm chưa đạt kèm thời hạn khắc phục. Phần thanh toán cuối nên gắn với việc khắc phục xong các điểm này.
Làm thế nào để rút ngắn thời gian lắp dựng?
Hoàn thiện tối đa tại xưởng, dùng cấu kiện mô-đun lắp ghép thay vì gia công tại chỗ, đánh số và đóng gói theo thứ tự lắp, đến cửa nhập đúng khung giờ được phân, và chuẩn bị sẵn danh sách người được vào. Lắp thử ở xưởng giúp đội thi công quen với gian hàng trước khi vào hội trường.