Bán hàng tại hội chợ tiêu dùng là một bài toán vận hành bán lẻ thu nhỏ trong vài ngày: mang đủ hàng mà không ôm tồn, thu tiền nhanh mà không sai, xếp người đúng giờ cao điểm, và xử lý giao hàng, đổi trả, bảo hành sau khi gian hàng đã tháo dỡ. Khác với hội chợ B2B, khách ở đây quyết định trong vài phút, mua bằng tiền của chính mình và so giá ngay với gian hàng bên cạnh.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ tham gia hội chợ tiêu dùng với tâm thế “mang hàng đi bán” và gặp đủ chuyện: hết hàng bán chạy từ ngày thứ hai, dư hàng chậm bán phải chở về, quầy thu ngân ùn tắc tối thứ Bảy, cuối ngày lệch tiền không rõ lý do, khách quay lại đòi đổi hàng khi hội chợ đã kết thúc. Bài này đưa ra công thức ước lượng hàng, cách tổ chức thu ngân và đối soát, xếp ca và các nguyên tắc về giao hàng, đổi trả.
Hội chợ tiêu dùng khác hội chợ B2B ở những điểm nào
Ở hội chợ tiêu dùng, khách đến để xem, thử và mua, thường đi theo nhóm gia đình hoặc bạn bè, vào buổi tối và cuối tuần. Giá trị mỗi đơn nhỏ, nhưng số đơn lớn; quyết định mua dựa nhiều vào trải nghiệm trực tiếp, giá niêm yết rõ ràng và cảm giác “mua ở đây được lợi hơn ở cửa hàng”. Thời gian khách dừng ở mỗi gian hàng ngắn, và họ có xu hướng đi một vòng rồi mới quay lại mua.
Điều đó kéo theo những yêu cầu vận hành khác hẳn. Thứ nhất, tốc độ phục vụ quyết định doanh thu: khách thấy quầy thu ngân đông sẽ bỏ đi và có thể không quay lại. Thứ hai, hàng phải có sẵn: hết cỡ, hết màu là mất đơn ngay, không có chuyện hẹn gửi sau như B2B. Thứ ba, dòng tiền và hàng hoá đi qua nhiều tay trong môi trường đông đúc, nên rủi ro sai sót và thất thoát cao hơn cửa hàng cố định.
Thứ tư, khách lẻ được pháp luật bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng; Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng năm 2023 và văn bản hướng dẫn quy định nghĩa vụ của người bán về thông tin hàng hoá, giá, bảo hành, đổi trả. Bán tại hội chợ không làm giảm các nghĩa vụ này. Doanh nghiệp nên kiểm văn bản hiện hành và chuẩn bị chính sách rõ ràng trước khi khai mạc.
Ước lượng lượng hàng mang theo: một phép tính ví dụ
Không có công thức chính xác, nhưng một phép tính có cấu trúc giúp bạn tránh hai cực đoan là đoán theo cảm giác hoặc mang toàn bộ kho. Dưới đây là ví dụ giả định cho một gian hàng bán đồ gốm gia dụng ở hội chợ tiêu dùng năm ngày:
- Ước tính số lượt người đi qua gian hàng mỗi ngày. Nguồn tham khảo là số liệu khách tham quan của ban tổ chức ở các kỳ trước, vị trí gian hàng và kinh nghiệm của bạn. Ví dụ giả định: trung bình 3.000 lượt mỗi ngày, cuối tuần cao hơn ngày thường.
- Ước tính tỷ lệ dừng lại xem hàng. Ví dụ giả định: 8%, tức khoảng 240 người mỗi ngày.
- Ước tính tỷ lệ người dừng lại có mua. Ví dụ giả định: 25%, tức khoảng 60 đơn mỗi ngày.
- Ước tính số sản phẩm mỗi đơn. Ví dụ giả định: 1,8 sản phẩm, tức khoảng 108 sản phẩm mỗi ngày, hay khoảng 540 sản phẩm cho năm ngày.
- Phân bổ theo mặt hàng dựa trên dữ liệu bán thực tế ở cửa hàng hoặc kỳ hội chợ trước, ví dụ nhóm bán chạy chiếm phần lớn, nhóm còn lại chia đều.
- Cộng thêm dự phòng cho mặt hàng bán chạy, và sắp xếp phương án tiếp hàng từ kho trong thời gian hội chợ nếu kho đủ gần, thay vì mang tất cả từ ngày đầu.
Ghi lại các giả định và so với thực tế sau mỗi ngày. Sau ngày đầu, bạn đã có số liệu thật về số đơn và cơ cấu hàng để điều chỉnh việc tiếp hàng cho những ngày sau. Qua vài kỳ hội chợ, các tỷ lệ này trở thành dữ liệu riêng của doanh nghiệp, đáng tin hơn bất kỳ con số chung nào.
Thu ngân và thanh toán: nhanh, đúng, đối soát được
Quầy thu ngân nên tách khỏi khu tư vấn, đặt ở vị trí khách dễ thấy nhưng không chắn lối, và có lối xếp hàng ngắn rõ ràng. Một người thu ngân chuyên trách trong giờ cao điểm hiệu quả hơn để mỗi nhân viên bán hàng tự thu tiền, vì việc tập trung giúp đối soát dễ và giảm sai sót. Giá niêm yết rõ trên từng sản phẩm hoặc từng kệ theo quy định về niêm yết giá hiện hành; khách phải hỏi giá từng món là khách dễ bỏ đi.
Về phương thức thanh toán, nên nhận cả chuyển khoản qua mã QR, thẻ và tiền mặt, vì khách hội chợ đa dạng. Với chuyển khoản, chỉ giao hàng khi đã thấy tiền về trên ứng dụng hoặc thiết bị báo tiền của tài khoản doanh nghiệp, không dựa vào ảnh màn hình khách đưa ra; đây là kiểu gian lận phổ biến ở nơi đông người. Với tiền mặt, chuẩn bị tiền lẻ đủ cho cả ngày và két có khoá.
Về hoá đơn, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần thực hiện nghĩa vụ hoá đơn điện tử theo quy định hiện hành, kể cả với doanh thu bán tại hội chợ; kiểm với kế toán hoặc cơ quan thuế về cách xuất hoá đơn khi bán lưu động. Cuối mỗi ca, đối soát ba nguồn: số đơn trên phần mềm bán hàng hoặc sổ ghi, số tiền thực nhận theo từng phương thức, và số hàng xuất ra. Lệch nhỏ phát hiện ngay trong ngày dễ tìm nguyên nhân hơn nhiều so với để đến cuối hội chợ.
Xếp ca và phân vai theo nhịp khách
Lượng khách ở hội chợ tiêu dùng dao động mạnh trong ngày và trong tuần. Xếp người đều mọi giờ vừa thừa người lúc vắng vừa thiếu người lúc đông. Bảng dưới là khung phân vai gợi ý, cần điều chỉnh theo quy mô gian hàng.
| Khung giờ | Đặc điểm khách thường gặp | Bố trí gợi ý | Việc tranh thủ làm |
|---|---|---|---|
| Sáng ngày thường | Vắng, nhiều người lớn tuổi, khách đi xem kỹ | Ít người nhất, tư vấn sâu | Bổ sung hàng, sắp xếp lại kệ, đối soát ca trước |
| Trưa và đầu giờ chiều | Vắng hơn, nhân viên văn phòng ghé nhanh | Luân phiên nghỉ ăn | Kiểm tồn, gọi tiếp hàng nếu cần |
| Tối ngày thường | Đông dần, gia đình sau giờ làm | Thêm người thu ngân | Ưu tiên tốc độ phục vụ |
| Cả ngày cuối tuần | Đông nhất, nhiều nhóm đi chung | Đủ người mọi vị trí, có người trông kho | Hạn chế việc phụ, tập trung bán |
| Ngày cuối hội chợ | Khách săn giá, hỏi giảm giá | Đủ người, có người quyết giá | Chuẩn bị đóng gói, thu dọn theo khu |
Ba vai nên tách rõ trong giờ đông: tư vấn (đứng gần hàng, giới thiệu, cho thử), thu ngân (chỉ thu tiền và đóng gói), kho (bổ sung hàng lên kệ, lấy cỡ và màu từ thùng). Khi một người kiêm cả ba, khách phải chờ, hàng trên kệ trống dần và sai sót tăng.
Giao hàng, đổi trả và bảo hành sau hội chợ
Với hàng cồng kềnh như nội thất, thiết bị gia dụng lớn, khách thường muốn giao tận nhà. Cần thống nhất trước khu vực giao, chi phí giao (miễn phí hay tính theo khoảng cách), thời gian giao dự kiến, và ghi rõ trên phiếu bán hàng cùng thông tin liên hệ của khách. Hứa giao trong hai ngày rồi để khách chờ hai tuần vì xe bận là nguồn khiếu nại phổ biến sau hội chợ.
Chính sách đổi trả và bảo hành phải được công bố rõ ràng tại gian hàng và trên phiếu bán hàng, không chỉ nói miệng. Khách mua ở hội chợ thường lo không biết đổi trả ở đâu khi gian hàng đã tháo dỡ; ghi địa chỉ cửa hàng hoặc kênh liên hệ chính thức để khách yên tâm. Chính sách nhân viên tự hứa khác nhau giữa các ca sẽ tạo ra tranh chấp không đáng có.
Hàng giảm giá cuối hội chợ cũng phải tuân thủ nghĩa vụ chất lượng và thông tin như hàng bán giá thường; không nên ghi “hàng giảm giá không đổi trả” cho cả những lỗi do nhà sản xuất nếu quy định không cho phép. Các chương trình khuyến mại tại hội chợ cần làm theo quy định về khuyến mại hiện hành, có thể phải thông báo với cơ quan quản lý; kiểm với Sở Công Thương nơi tổ chức hội chợ trước khi chạy chương trình.
Những lỗi thường gặp khi bán lẻ tại hội chợ
Mang quá nhiều mẫu mã, quá ít số lượng mỗi mẫu. Kệ trông phong phú nhưng hết cỡ, hết màu của mẫu bán chạy từ sớm. Ở hội chợ, ít mẫu nhưng đủ hàng thường bán tốt hơn nhiều mẫu mỗi thứ một ít.
Không có giá niêm yết hoặc giá khó đọc. Khách ngại hỏi giá, nhất là khi gian hàng đông. Giá rõ ràng còn giúp nhân viên khỏi phải trả lời cùng một câu hỏi hàng trăm lần mỗi ngày.
Giảm giá sâu ngay từ ngày đầu. Khách mua ngày đầu cảm thấy thiệt khi thấy giá giảm thêm vào ngày cuối, và lần sau sẽ chờ. Nếu có giảm giá ngày cuối, cân nhắc giới hạn ở hàng trưng bày hoặc hàng tồn cụ thể.
Không tính chi phí thật của hội chợ vào giá. Tiền thuê gian hàng, thi công, vận chuyển, nhân sự, ăn ở cộng lại không nhỏ. Bán bằng giá cửa hàng hoặc thấp hơn mà không tính những chi phí này có thể dẫn đến doanh thu cao nhưng lỗ; việc đo hiệu quả toàn diện có ở danh mục đo hiệu quả hội chợ.
Để hàng giá trị cao trong tầm tay mà không ai trông. Hội chợ đông người là môi trường dễ mất hàng. Sản phẩm nhỏ, giá trị cao nên để trong tủ kính hoặc chỉ trưng mẫu, hàng bán lấy từ kho phía sau.
Câu hỏi thường gặp
Có nên nhận đặt hàng trước tại hội chợ rồi giao sau không?
Có thể, với hàng hết cỡ hoặc hàng cần làm theo yêu cầu. Ghi phiếu đặt hàng đầy đủ thông tin, số tiền đặt cọc nếu có, thời hạn giao và cách liên hệ. Chỉ hứa thời hạn khi đã kiểm khả năng cung ứng, vì khách lẻ ít kiên nhẫn hơn khách doanh nghiệp.
Có nên cho khách dùng thử, nếm thử miễn phí không?
Dùng thử và nếm thử thường tăng tỷ lệ mua với thực phẩm, mỹ phẩm, đồ gia dụng. Cần chuẩn bị riêng hàng thử, dụng cụ vệ sinh và tuân thủ quy định an toàn thực phẩm với đồ ăn uống. Tính chi phí hàng thử vào ngân sách hội chợ ngay từ đầu.
Làm sao xử lý khách mặc cả ở hội chợ?
Thống nhất trước chính sách giá và người được quyết định giảm giá. Thay vì giảm giá trực tiếp, có thể đưa phương án mua kèm, quà tặng giá trị nhỏ, hoặc giao hàng miễn phí. Giá linh hoạt tuỳ người bán làm khách nghi ngờ và gây mất công bằng giữa các khách.
Có cần phần mềm bán hàng tại hội chợ không?
Với vài chục đơn mỗi ngày, sổ ghi có cấu trúc vẫn dùng được. Khi số đơn lớn hoặc nhiều mặt hàng, phần mềm bán hàng trên máy tính bảng hoặc điện thoại giúp theo dõi tồn kho theo thời gian thực, đối soát dễ và xuất hoá đơn điện tử thuận tiện hơn.
Hàng không bán hết sau hội chợ nên xử lý thế nào?
Lập danh sách tồn theo mặt hàng ngay khi đóng gói, so với dự báo ban đầu để rút kinh nghiệm cho kỳ sau. Hàng còn nguyên vẹn đưa về kho bán bình thường; hàng trưng bày đã trầy xước có thể bán giảm giá với thông tin rõ ràng cho khách.
Nên tham gia hội chợ tiêu dùng để bán hàng hay để quảng bá?
Hai mục tiêu cho cách vận hành khác nhau: bán hàng đòi hàng đủ, thu ngân nhanh; quảng bá đòi trải nghiệm, thu thông tin khách. Nhiều doanh nghiệp làm cả hai nhưng nên xác định mục tiêu chính để chia nguồn lực và đặt chỉ tiêu cho đội.
