Khuyến mại tại hội chợ là việc doanh nghiệp dành cho khách những lợi ích nhất định, như hàng mẫu, quà, giảm giá, phiếu mua hàng hay cơ hội trúng thưởng, để thúc đẩy mua bán ngay trong hoặc nhờ hội chợ. Theo pháp luật thương mại Việt Nam, đây là một hoạt động xúc tiến thương mại có quy định riêng về hình thức, giới hạn và thủ tục thông báo hoặc đăng ký với cơ quan quản lý.
Nhiều doanh nghiệp chỉ nghĩ tới thủ tục khi chương trình đã in xong ấn phẩm, rồi phát hiện hình thức mình chọn cần đăng ký trước hoặc vượt giới hạn cho phép. Ngược lại, có doanh nghiệp e ngại thủ tục đến mức bỏ hẳn khuyến mại, trong khi phần lớn hình thức đơn giản chỉ cần làm đúng vài bước.
Bài này trình bày nguyên lý chung để bạn lập kế hoạch đúng từ đầu. Quy định về khuyến mại nằm trong Luật Thương mại và các nghị định hướng dẫn về xúc tiến thương mại, có thể được sửa đổi; các ngưỡng, thời hạn và mức giới hạn cụ thể cần được kiểm tra trên văn bản hiện hành, cổng thông tin của Bộ Công Thương hoặc Sở Công Thương nơi tổ chức, và hỏi chuyên gia khi chương trình có giá trị lớn.
Khuyến mại khác quảng cáo, quảng bá và tặng quà thông thường thế nào
Luật Thương mại Việt Nam xếp khuyến mại, quảng cáo thương mại, trưng bày giới thiệu hàng hoá và hội chợ, triển lãm thương mại vào cùng nhóm hoạt động xúc tiến thương mại, nhưng mỗi loại có quy định riêng. Khi tham gia hội chợ, doanh nghiệp thường làm cả bốn cùng lúc, nên phân biệt đúng giúp biết hoạt động nào cần thủ tục.
Khuyến mại có đặc điểm cốt lõi là dành lợi ích cho khách để thúc đẩy việc mua bán. Một món quà chỉ được nhận khi mua hàng, một mức giá giảm, một phiếu bốc thăm phát kèm hoá đơn đều mang bản chất khuyến mại. Quảng cáo là giới thiệu hàng hoá, dịch vụ tới công chúng qua phương tiện truyền thông. Trưng bày, giới thiệu là cho khách xem và tìm hiểu sản phẩm.
Ranh giới mờ nhất nằm ở quà tặng. Quà chào khách không kèm bất cứ điều kiện mua hàng nào thường được coi là hoạt động quảng bá, giao tiếp thông thường. Nhưng khi quà gắn với điều kiện, chẳng hạn mua từ một giá trị nhất định, đăng ký mua thử, hay dùng để thu hút khách vào mua, chương trình có thể bị coi là khuyến mại và chịu các quy định tương ứng. Khi không chắc, cách an toàn là xem như khuyến mại và kiểm thủ tục.
Một lưu ý khác: ở hội chợ B2B, chiết khấu thương mại thoả thuận trong hợp đồng mua bán giữa hai doanh nghiệp thường được xử lý như điều khoản giá, khác với chương trình khuyến mại công bố công khai cho mọi khách. Cách ghi nhận về thuế và hoá đơn của hai loại này cũng khác nhau, nên cần trao đổi với bộ phận kế toán trước khi công bố "ưu đãi hội chợ".
Các hình thức khuyến mại thường dùng ở hội chợ
Pháp luật thương mại liệt kê các hình thức khuyến mại được phép. Bảng dưới tóm tắt những hình thức hay gặp ở hội chợ và điểm cần chú ý của từng loại; mức giới hạn cụ thể cần kiểm văn bản hiện hành.
| Hình thức | Cách làm ở hội chợ | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Đưa hàng mẫu, dịch vụ mẫu để khách dùng thử không phải trả tiền | Phát gói dùng thử, cho nếm, cho trải nghiệm dịch vụ | Hàng mẫu phải là hàng hợp pháp, đúng chất lượng hàng đang bán; thực phẩm phải đáp ứng yêu cầu an toàn |
| Tặng hàng hoá, dịch vụ | Tặng quà khi mua hàng hoặc khi đạt điều kiện | Có giới hạn về giá trị quà so với hàng được khuyến mại theo quy định |
| Giảm giá | Bán thấp hơn giá bán trước đó trong thời gian hội chợ | Có giới hạn tối đa về mức giảm và về thời lượng chương trình; giá trước khi giảm phải là giá thật |
| Phiếu mua hàng, phiếu sử dụng dịch vụ | Phát phiếu giảm giá dùng sau hội chợ tại cửa hàng hay trực tuyến | Phiếu phải ghi rõ giá trị, thời hạn, điều kiện sử dụng |
| Phiếu dự thi | Cuộc thi kiến thức, thi ảnh có giải thưởng | Thể lệ, đề thi và cách chấm phải minh bạch, công bố trước |
| Chương trình mang tính may rủi | Bốc thăm, quay số, cào trúng thưởng gắn với mua hàng | Thường phải đăng ký trước với cơ quan quản lý; có yêu cầu về quay số công khai, trao giải và báo cáo kết quả |
| Bán kèm, tặng kèm | Mua sản phẩm A được mua sản phẩm B với giá ưu đãi | Phải công bố rõ điều kiện và giá của từng phần |
Với hội chợ có nhiều doanh nghiệp, một số ban tổ chức xin chủ trương chương trình khuyến mại tập trung cho toàn hội chợ. Khi đó vẫn cần hỏi rõ phần thủ tục nào ban tổ chức đã làm chung và phần nào doanh nghiệp tham gia phải tự thực hiện.
Những nguyên tắc chung áp dụng cho mọi chương trình
Trung thực và minh bạch. Mọi thông tin về chương trình, như hàng được khuyến mại, giá trị lợi ích, điều kiện tham gia, thời gian, địa điểm, phải được công bố rõ và thực hiện đúng như công bố. Ghi "giảm đến 50%" khi chỉ một mặt hàng nhỏ được giảm như vậy là cách làm dễ bị coi là gây nhầm lẫn.
Không phân biệt đối xử giữa khách cùng điều kiện. Khách đáp ứng cùng điều kiện phải được hưởng cùng lợi ích. Nhân viên tự ý chọn người được nhận quà khuyến mại có thể dẫn tới khiếu nại.
Hàng hoá phải hợp pháp và đúng chất lượng. Không dùng khuyến mại để bán hàng kém chất lượng, sắp hết hạn mà không thông báo rõ, hoặc hàng không được phép kinh doanh.
Một số nhóm hàng bị cấm hoặc hạn chế chặt. Pháp luật có những nhóm hàng mà việc quảng cáo, khuyến mại bị cấm hoặc giới hạn nghiêm ngặt, như thuốc lá, một số loại đồ uống có cồn, thuốc chữa bệnh, sản phẩm dinh dưỡng thay thế sữa mẹ cho trẻ nhỏ. Doanh nghiệp trong các ngành này cần kiểm kỹ quy định chuyên ngành trước khi lên bất cứ chương trình nào.
Giữ lời cam kết tới cùng. Nếu quà đã hết hoặc chương trình kết thúc sớm vì lý do bất khả kháng, cần thông báo công khai và xử lý theo quy định, không âm thầm dừng.
Quy trình triển khai một chương trình khuyến mại ở hội chợ
Quy trình dưới đây áp dụng cho phần lớn chương trình. Thời hạn nộp hồ sơ, mẫu văn bản và cơ quan tiếp nhận cụ thể cần được kiểm tra theo quy định hiện hành tại thời điểm thực hiện.
- Xác định mục tiêu kinh doanh: bán hết hàng tồn, thu hút khách dùng thử sản phẩm mới, thu thập liên hệ, hay khuyến khích đơn đặt hàng sau hội chợ. Mục tiêu quyết định hình thức phù hợp.
- Chọn hình thức và tính chi phí trên mỗi đơn vị bán thêm, không chỉ tổng ngân sách. Kiểm xem hình thức có thuộc diện phải thông báo, đăng ký hay được miễn.
- Soạn thể lệ đầy đủ: tên chương trình, thời gian, địa điểm, hàng hoá áp dụng, lợi ích, điều kiện, cách nhận, cách giải quyết khiếu nại. Thể lệ là văn bản mà mọi tranh chấp sau này sẽ dựa vào.
- Thực hiện thủ tục với cơ quan có thẩm quyền theo phạm vi tổ chức: thông thường là cơ quan quản lý công thương cấp tỉnh nơi diễn ra hội chợ, hoặc Bộ Công Thương với chương trình trên nhiều tỉnh thành. Lưu bản đã nộp và phản hồi của cơ quan quản lý.
- Đào tạo nhân viên gian hàng về thể lệ, cách trả lời câu hỏi thường gặp và cách xử lý khi khách khiếu nại. Nhân viên thời vụ thường là nguồn sai sót lớn nhất.
- Công bố thông tin tại gian hàng và trên kênh truyền thông, khớp hoàn toàn với thể lệ đã thông báo.
- Lưu chứng từ: danh sách quà đã trao, hoá đơn, biên bản quay số nếu có. Chương trình may rủi thường phải báo cáo kết quả và xử lý giải thưởng không có người trúng theo quy định.
Về thuế và hoá đơn, hàng hoá dùng để khuyến mại, giải thưởng có giá trị lớn và phiếu mua hàng đều có cách ghi nhận riêng; người trúng thưởng giá trị cao có thể phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân. Đây là phần nên làm việc với kế toán hoặc tư vấn thuế từ khi thiết kế chương trình.
Thiết kế ưu đãi có lãi: khuyến mại không chỉ là giảm giá
Giảm giá là hình thức dễ làm nhất nhưng cũng tốn kém nhất, vì nó cắt thẳng vào biên lợi nhuận và có thể làm khách quen với mức giá thấp. Một phép tính giúp thấy rõ điều này. Ví dụ giả định: sản phẩm có biên lợi nhuận gộp 30%. Nếu giảm giá 10%, biên còn 20%; để giữ nguyên tổng lợi nhuận gộp, doanh số phải tăng khoảng 50% (vì 30 / 20 = 1,5). Nhiều chương trình giảm giá tại hội chợ không đạt mức tăng đó, nghĩa là bán nhiều hơn nhưng lãi ít hơn.
Các hình thức thay thế thường hiệu quả hơn về lợi nhuận. Tặng giá trị gia tăng như phụ kiện, dịch vụ lắp đặt, bảo hành mở rộng có chi phí thật với doanh nghiệp thấp hơn giá trị cảm nhận của khách. Phiếu mua hàng dùng sau hội chợ kéo khách quay lại cửa hàng hay kênh trực tuyến, kéo dài quan hệ thay vì chỉ một lần mua. Hàng mẫu dùng thử phù hợp với sản phẩm mới, nơi rào cản lớn nhất là khách chưa từng thử.
Ở hội chợ B2B, khuyến mại công khai kiểu bán lẻ ít phổ biến. Thay vào đó, doanh nghiệp thường đưa ra điều kiện riêng cho đơn đặt hàng thử ký trong hội chợ, như miễn phí khuôn mẫu, giảm số lượng đặt hàng tối thiểu cho đơn đầu, hay hỗ trợ vận chuyển. Những điều khoản này thuộc phạm vi đàm phán hợp đồng nên cần được bộ phận kinh doanh và pháp chế thống nhất trước, tránh nhân viên hứa vượt thẩm quyền.
Cuối cùng, khuyến mại cần được nhìn trong định vị thương hiệu. Doanh nghiệp định vị cao cấp giảm giá sâu ở hội chợ có thể bán được hàng nhưng làm khách hàng cũ mua giá đầy đủ cảm thấy thiệt, và làm khó cho đại lý đang bán đúng giá.
Những sai sót hay bị khiếu nại hoặc xử phạt
Các sai sót dưới đây xuất hiện thường xuyên và phần lớn có thể tránh được bằng thể lệ rõ ràng cùng nhân viên được hướng dẫn.
- Giá trước khi giảm không có thật, hoặc tăng giá ngay trước hội chợ rồi "giảm" về giá cũ.
- Ghi lợi ích lớn nhất bằng chữ to, điều kiện nhận bằng chữ nhỏ khó đọc hoặc không ghi.
- Hết quà mà không thông báo, nhân viên trả lời khách mỗi người một kiểu.
- Chương trình may rủi không đăng ký, hoặc quay số không công khai, không có biên bản.
- Hàng khuyến mại khác chủng loại, chất lượng so với mô tả.
- Áp dụng khuyến mại cho nhóm hàng bị hạn chế mà không kiểm quy định chuyên ngành.
- Thu thập thông tin cá nhân qua phiếu bốc thăm rồi dùng cho mục đích khác mà không báo trước cho người tham gia.
Với mỗi chương trình, nên có một người chịu trách nhiệm cuối cùng về tuân thủ, thường là người phụ trách marketing phối hợp với pháp chế hoặc kế toán. Khi có khiếu nại tại chỗ, người này quyết định cách xử lý thay vì để nhân viên gian hàng tự giải quyết.
Câu hỏi thường gặp
Tham gia hội chợ ở tỉnh khác thì làm thủ tục khuyến mại ở đâu?
Thông thường thủ tục được thực hiện với cơ quan quản lý công thương nơi diễn ra chương trình, không phải nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Chương trình diễn ra trên nhiều tỉnh thành có thể thuộc thẩm quyền cấp bộ. Sau sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025, nên kiểm lại tên và đầu mối cơ quan tiếp nhận trên cổng dịch vụ công.
Có được tổ chức bốc thăm trúng thưởng cho mọi khách ghé gian hàng không cần mua hàng?
Bốc thăm không gắn với mua hàng có cách xử lý khác với chương trình may rủi gắn mua hàng, nhưng vẫn có thể liên quan tới quy định về khuyến mại hoặc trò chơi có thưởng tuỳ cách thiết kế. Nên hỏi cơ quan quản lý công thương hoặc chuyên gia pháp lý trước khi triển khai.
Khuyến mại trên sàn thương mại điện tử trong thời gian hội chợ có cần làm thủ tục riêng?
Chương trình chạy trên kênh trực tuyến có thể có quy định riêng về thủ tục và trách nhiệm của sàn. Nếu cùng một chương trình áp dụng cả tại gian hàng và trực tuyến, cần kiểm cả hai phần và bảo đảm thể lệ thống nhất.
Ban tổ chức hội chợ có chịu trách nhiệm về khuyến mại của doanh nghiệp tham gia không?
Thông thường doanh nghiệp tổ chức chương trình chịu trách nhiệm về tuân thủ của chính mình. Ban tổ chức có thể có quy định nội bộ về hoạt động trong khu triển lãm như âm lượng, phát tờ rơi, sử dụng lối đi, nên cần đọc hợp đồng thuê gian hàng và quy chế hội chợ.
Làm sao đánh giá một chương trình khuyến mại tại hội chợ có hiệu quả?
So sánh lợi nhuận gộp tăng thêm với tổng chi phí khuyến mại, không chỉ so doanh số. Theo dõi thêm số khách mới, tỷ lệ dùng phiếu mua hàng sau hội chợ và tỷ lệ khách quay lại mua giá đầy đủ trong vài tháng để thấy tác động dài hạn.
