Thuê công ty tổ chức sự kiện là mua năng lực điều phối và mạng lưới nhà cung cấp, không chỉ mua sân khấu và âm thanh. Doanh nghiệp nên thuê khi sự kiện vượt quá khả năng đội nội bộ về quy mô, kỹ thuật hoặc thời gian, và nên tự làm khi sự kiện nhỏ, lặp lại, đội nội bộ đã có kinh nghiệm và nhà cung cấp quen.
Chất lượng đề xuất nhận được phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng bản brief bạn gửi đi. Bài này hướng dẫn quyết định thuê hay tự làm, cấu trúc một bản brief tốt, cách tổ chức vòng chào ý tưởng mà không phí công các bên, cách so báo giá, tiêu chí chọn và các điều khoản hợp đồng cần có.
Thuê ngoài hay tự làm: các yếu tố cần cân nhắc
Quyết định không chỉ dựa trên chi phí trên hoá đơn. Bảng dưới gợi ý các yếu tố và hướng nghiêng:
| Yếu tố | Nghiêng về tự làm | Nghiêng về thuê ngoài |
|---|---|---|
| Quy mô | Vài chục đến dưới trăm khách | Vài trăm khách trở lên, nhiều hạng mục song song |
| Độ phức tạp kỹ thuật | Âm thanh cơ bản, trình chiếu | Sân khấu lớn, LED, phát trực tuyến, hiệu ứng |
| Kinh nghiệm đội nội bộ | Đã làm nhiều lần, có hồ sơ cũ | Lần đầu, hoặc người có kinh nghiệm đã nghỉ |
| Thời gian chuẩn bị | Thoải mái | Gấp, cần đầu mối có sẵn nhà cung cấp |
| Địa điểm | Quen thuộc, gần | Tỉnh khác, nước ngoài, ngoài trời |
| Chi phí cơ hội | Đội nội bộ đang rảnh việc chính | Đội nội bộ là người bán hàng, kỹ sư, cần tập trung việc chính |
Cũng có phương án lai: doanh nghiệp tự giữ phần nội dung, khách mời và quan hệ đối tác, thuê đơn vị chuyên nghiệp phần sản xuất và kỹ thuật. Cách này phổ biến khi doanh nghiệp có đội tiếp thị mạnh nhưng không có kinh nghiệm hậu cần lớn.
Cấu trúc một bản brief sự kiện tốt
Brief là tài liệu doanh nghiệp gửi cho các đơn vị tổ chức để họ đề xuất. Brief mơ hồ dẫn tới đề xuất chung chung, không so sánh được. Một bản brief đủ dùng gồm:
- Bối cảnh: doanh nghiệp là ai, vì sao có sự kiện này lúc này, sự kiện tương tự trước đây ra sao, điều gì chưa hài lòng.
- Mục tiêu: một mục tiêu chính đo được và các mục tiêu phụ.
- Khách mời: số lượng dự kiến, chân dung, đến từ đâu, có khách quốc tế hay khách cấp cao không.
- Thông tin đã cố định: ngày, thành phố, địa điểm nếu đã chọn, diễn giả đã mời, yêu cầu nhận diện thương hiệu.
- Phạm vi công việc mong muốn: ý tưởng, thiết kế, sản xuất, kỹ thuật, hậu cần khách mời, truyền thông, ghi hình; phần nào doanh nghiệp tự làm.
- Ngân sách: một khoảng hoặc trần chi, ghi rõ đã gồm thuế hay chưa.
- Tiêu chí đánh giá đề xuất và trọng số, để các bên biết nên đầu tư vào đâu.
- Lịch trình chọn đơn vị: hạn gửi câu hỏi, hạn nộp đề xuất, ngày thuyết trình, ngày công bố.
- Yêu cầu về hồ sơ: năng lực, dự án tương tự, nhân sự chủ chốt sẽ phụ trách, báo giá theo mẫu.
Câu hỏi hay gây tranh cãi là có nên nêu ngân sách trong brief không. Nêu ngân sách giúp các đề xuất thực tế và so sánh được; giấu ngân sách thường dẫn tới đề xuất chênh nhau vài lần và mất thời gian của mọi bên. Nêu một khoảng là cách dung hoà phổ biến.
Vòng chào ý tưởng: công bằng với các bên
Nhiều doanh nghiệp mời năm bảy đơn vị chào ý tưởng có thiết kế phối cảnh chi tiết rồi chỉ chọn một. Với các đơn vị, mỗi đề xuất tốn nhiều ngày công của người lên ý tưởng và thiết kế; nếu thường xuyên phải làm không công, đơn vị giỏi sẽ từ chối các vòng chào lớn, hoặc dồn chi phí đó vào giá các dự án thắng.
Cách làm hiệu quả hơn là hai vòng. Vòng một, mời rộng nộp hồ sơ năng lực, dự án tương tự và nhân sự chủ chốt, không yêu cầu ý tưởng. Vòng hai, chọn hai đến ba đơn vị phù hợp nhất để chào ý tưởng và báo giá chi tiết. Một số doanh nghiệp trả một khoản phí chào ý tưởng cho đơn vị không trúng; cách này làm tăng chất lượng đề xuất và cho thấy sự tôn trọng nghề.
Cần ghi rõ trong brief quyền sở hữu ý tưởng của các đề xuất không trúng. Việc lấy ý tưởng của đơn vị không trúng rồi giao cho đơn vị khác hoặc đội nội bộ thực hiện là hành vi làm hỏng quan hệ với cả thị trường, và có thể dẫn tới tranh chấp về quyền tác giả đối với thiết kế. Nếu muốn mua ý tưởng, hãy thoả thuận rõ.
Trong buổi thuyết trình, hãy yêu cầu người sẽ trực tiếp quản lý dự án có mặt, không chỉ người phụ trách kinh doanh của đơn vị. Chất lượng sự kiện phụ thuộc vào người quản lý dự án nhiều hơn vào đội thuyết trình.
So báo giá theo cùng một khung
Báo giá trọn gói không so được. Hãy gửi kèm brief một mẫu báo giá chung, yêu cầu các bên điền theo cùng hạng mục:
| Phần | Cần tách dòng | Câu hỏi khi so sánh |
|---|---|---|
| Sản xuất | Sân khấu, phông, khu đón, trang trí; vật liệu và kích thước | Có cùng kích thước và vật liệu không |
| Kỹ thuật | Danh sách thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình kèm thông số; số kỹ thuật viên | Thiết bị cùng hạng không, có dự phòng không |
| Nhân sự | Quản lý dự án, điều phối, lễ tân, người dẫn; số người và số ngày | Ai là quản lý dự án, làm toàn thời gian không |
| Hậu cần khách | Đi lại, lưu trú, đón tiễn | Đơn giá theo khách, điều kiện huỷ |
| Sáng tạo | Ý tưởng, thiết kế, video, kịch bản | Bao nhiêu vòng chỉnh sửa đã gồm |
| Phí quản lý | Phần trăm hoặc khoản cố định | Tính trên những hạng mục nào |
| Chưa gồm | Danh sách các khoản không có trong báo giá | Thuế, phí địa điểm, ngoài giờ, phát sinh |
Phí quản lý là khoản hợp lý trả cho công điều phối, rủi ro và mạng lưới của đơn vị; vấn đề không phải có phí quản lý mà là sự minh bạch. Một báo giá có phí quản lý tách riêng và giá các hạng mục sát thị trường thường dễ kiểm soát hơn một báo giá không có phí quản lý nhưng cộng biên lợi nhuận vào từng dòng.
Tiêu chí chọn đơn vị và điều khoản hợp đồng
Dự án tương tự có kiểm chứng. Xin danh sách dự án cùng quy mô và loại sự kiện trong vài năm gần đây, và nếu được, liên hệ một khách hàng cũ để hỏi về cách đơn vị xử lý sự cố, không chỉ về hình ảnh đẹp.
Nhân sự chủ chốt được ghi vào hợp đồng. Tên quản lý dự án và trưởng kỹ thuật nên được ghi rõ, kèm điều khoản không thay người nếu không có đồng ý của doanh nghiệp.
Phạm vi công việc và tiêu chí nghiệm thu. Hợp đồng nên kèm phụ lục danh sách hạng mục, thông số thiết bị, số lượng nhân sự, và cách nghiệm thu từng hạng mục tại hiện trường trước giờ đón khách.
Cơ chế thay đổi và phát sinh. Mọi thay đổi phải bằng văn bản, kèm báo giá phát sinh được duyệt trước khi làm. Đơn giá phát sinh phổ biến nên được thoả thuận từ đầu.
Huỷ, hoãn và bất khả kháng. Chi phí doanh nghiệp phải chịu theo từng mốc thời gian, cách xử lý các khoản đơn vị đã đặt cọc cho bên thứ ba.
Trách nhiệm an toàn và bảo hiểm. Ai chịu trách nhiệm kết cấu sân khấu, an toàn điện, an toàn lao động khi thi công trên cao; đơn vị có mua bảo hiểm trách nhiệm cho sự kiện không.
Quyền sở hữu sản phẩm sáng tạo. Video, thiết kế, ảnh và kịch bản thuộc về ai sau sự kiện, được dùng lại cho mục đích gì. Hợp đồng là văn bản pháp lý; với giá trị lớn nên nhờ pháp chế rà.
Dấu hiệu cảnh báo khi chọn đơn vị tổ chức
Trong quá trình chào giá và thương thảo, một số dấu hiệu cho thấy rủi ro cao về chất lượng hoặc tranh chấp về sau:
- Không trả lời được câu hỏi về người sẽ trực tiếp làm: đội thuyết trình rất giỏi nhưng né tránh khi hỏi ai là quản lý dự án và trưởng kỹ thuật.
- Báo giá không chịu tách dòng dù đã được yêu cầu, hoặc phần "chưa gồm" mơ hồ kiểu "các chi phí phát sinh khác nếu có".
- Hồ sơ năng lực chỉ toàn ảnh đẹp mà không nêu được vai trò cụ thể của đơn vị trong từng dự án: tổ chức trọn gói hay chỉ cung cấp một hạng mục.
- Hứa mọi thứ đều làm được với ngân sách thấp hơn hẳn mặt bằng, không đặt câu hỏi lại về yêu cầu.
- Đòi thanh toán phần lớn giá trị trước mà không gắn với mốc nghiệm thu nào.
- Không có phương án dự phòng khi được hỏi về mất điện, thời tiết, thiết bị hỏng.
- Ngại ghi các cam kết vào hợp đồng, chỉ muốn dựa vào trao đổi miệng hoặc tin nhắn.
Ngược lại, một đơn vị đặt nhiều câu hỏi lại về mục tiêu, khách mời và giới hạn ngân sách, thậm chí phản biện một phần yêu cầu trong brief, thường là dấu hiệu tốt: họ đang nghĩ về kết quả của sự kiện, không chỉ về việc thắng hợp đồng.
Làm việc cùng agency để có kết quả tốt
Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp vẫn cần một đầu mối nội bộ có quyền quyết định. Agency giỏi đến đâu cũng không thể đoán ý ba lãnh đạo khác nhau. Đầu mối này gom ý kiến nội bộ, phản hồi đúng hạn, và chịu trách nhiệm duyệt từng giai đoạn: ý tưởng, thiết kế, kịch bản, tổng duyệt.
Lịch họp tiến độ định kỳ, mỗi buổi ngắn và có biên bản ghi quyết định, giúp tránh việc đến tuần cuối mới phát hiện hai bên hiểu khác nhau. Trong tuần cuối, nên chuyển sang họp hằng ngày ngắn.
Ngày diễn ra, phân vai rõ: agency điều hành vận hành và kỹ thuật, doanh nghiệp lo khách mời và nội dung, và chỉ một người phía doanh nghiệp được đưa yêu cầu thay đổi cho quản lý dự án của agency.
Sau sự kiện, đánh giá đơn vị bằng văn bản theo các tiêu chí đã đặt ra từ brief, chia sẻ phản hồi thẳng thắn với chính họ. Quan hệ dài hạn với một hai đơn vị đáng tin thường cho kết quả tốt và chi phí ổn định hơn việc mỗi năm đấu thầu lại từ đầu, miễn là định kỳ kiểm giá với thị trường.
Câu hỏi thường gặp
Nên mời bao nhiêu đơn vị tham gia chào giá?
Vòng hồ sơ năng lực có thể mời rộng. Vòng chào ý tưởng chi tiết nên giới hạn hai đến ba đơn vị, đủ để so sánh mà không làm các bên mất công vô ích và không làm đội nội bộ quá tải khi đánh giá.
Đơn vị tổ chức sự kiện có cần giấy phép riêng không?
Bản thân dịch vụ tổ chức sự kiện là ngành nghề kinh doanh thông thường, nhưng một số hoạt động trong sự kiện như biểu diễn nghệ thuật, quảng cáo ngoài trời, khuyến mại, dùng pháo hoa có thủ tục riêng. Hợp đồng nên ghi rõ bên nào chịu trách nhiệm làm các thủ tục đó.
Có nên chọn đơn vị báo giá thấp nhất?
Chỉ khi các báo giá đã được so trên cùng hạng mục và cùng thông số. Báo giá thấp bất thường thường do thiết bị hạng thấp hơn, ít nhân sự hơn, hoặc nhiều khoản nằm trong phần chưa gồm. Chi phí sửa sai trong ngày sự kiện đắt hơn nhiều so với khoản tiết kiệm ban đầu.
Agency đề nghị nhận hoa hồng từ nhà cung cấp có bình thường không?
Một số nơi có thông lệ chiết khấu từ nhà cung cấp cho agency. Doanh nghiệp nên yêu cầu minh bạch trong hợp đồng: hoặc agency chuyển chiết khấu cho khách, hoặc thể hiện rõ trong cơ cấu phí. Minh bạch giúp tránh nghi ngờ về lựa chọn nhà cung cấp.
Làm sao kiểm chất lượng khi không có chuyên môn kỹ thuật sự kiện?
Yêu cầu danh sách thiết bị cụ thể kèm thông số trong phụ lục hợp đồng, kiểm đúng thiết bị tại buổi dựng, và có thể thuê một chuyên gia kỹ thuật độc lập tư vấn với sự kiện giá trị lớn. Tổng duyệt là dịp nghiệm thu thực tế tốt nhất.
Ký hợp đồng dài hạn với một agency có lợi không?
Có lợi về hiểu biết thương hiệu, tốc độ triển khai và giá ổn định. Rủi ro là dần mất động lực cạnh tranh. Nhiều doanh nghiệp ký khung một hai năm, có điều khoản đánh giá định kỳ và quyền mời chào giá so sánh với một số dự án.